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高效提升工作效率--番茄工作法

- 编辑:广西快乐十分 -

高效提升工作效率--番茄工作法

开篇


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老王与小张相遇


老王:今天忙不忙

小张:别提了,一事无成。

老王:怎么了?没给你派活儿吗?

小张:有啊!我应该完成和交付新的打印功能。本打算交天完成的。

老王:那你做了吗?

小张:没,他们一会开会,一会又让我做这做那的。

老王:别的事儿重要,还是那个?

小张:我不知道啊?怎么比?

老王:那无论是打印功能,或者别的重要事儿,你都没有完成?

小张:一天哪能做这么多?

老王:不是让你做这么多,我是问,有没有完成的呢,一件就行?

小张:没有,一件事都没完成?

老王:建议你试试番茄工作法。在25分钟内专心做某一件事,然后短暂休息,再将其他事与你正在做的比对一下。看哪个更重要,就拣最重要的做。

小张:没别的办法,听你的。我试试!

最近,CJ看了《番茄工作法图解——简单易行的时间管理方法》。经过实践,这种工作方法能很好地提升工作效率,在此推荐给大家。

番茄工作法


关于提升工作效率,因人而异,每个人都有适合自己的心得与方法论。但是如果你暂时还没有找到适合自己的方法,或者像上文中的小张一样对突如其来的一大堆事情容易分心。那么,我强烈建议您试试番茄工作法。

番茄工作法能帮你与时间化敌为友,不会再因为还有一小时、一天、一周、一个月的时限而充满焦虑,你要做的就是定好25分钟番茄钟,然后全然专注于手头的任务。如果番茄钟响铃,25分钟结束,而任务还没有完成,这并不代表失败。相反,这铃声在为你已连续工作了一整段时间而喝彩。

什么是番茄工作法?简单说,就是列出你当天要做的事,设置25分种闹钟,然后从第一件事开始。此外还要有每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估要花的工夫等。

番茄工作法是以动作为导向的,扭启番茄钟(当然也可以是手机闹钟或者时间沙漏),遵守铃声是动作,填写”今日待办”表格是动作。习惯成自然,充分利用条件反射的力量。为了避免第二天犯同样的错误,番茄工作法在一天结束前要做三件事: 记录、处理和可视化。这些每日回顾工作,是改进个人流程的关键。

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学习工作法


方法很简单,选择”今日待办”表格中最重要的工作,扭启番茄钟到25分钟,开始专注于这项活动—仅此一项。

什么是番茄工作法

列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟(一个番茄钟),然后从第一件事开始,专注工作。

番茄工作者的一天具有以下5个阶段:


  1. 计划:在一天的开始,从积压的工作(简称“活动清单”)中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。

  2. 跟踪:确定当天活动后,扭启25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段(称为一个番茄钟),你要收集一些过程指标,比如计算遇到的中断次数。

  3. ** 记录:**在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,就把中断次数写下来。

  4. ** 处理:**从所记录原始数据中提取有用的信息。例如,可以计算在每个25分钟的时间段,平均遇到几次中断。

  5. 可视化:最终你要将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。如果你想获得得最适合现实情况的工作习惯,在自我的调整过程中,基本上每天都要做这样的回顾。

在每天开始时,进行计划;每天结束时,进行记录、处理和可视化,在两者之间,进行对25分钟周期循环的跟踪。

戴明循环


美国统计学家XXX·戴明和XXX 共同创立了戴明循环,也称品质管理循环或PDCA循环。它是一个解决问题的周期流程,可用于对其他流程进行改进。基于“假设–实验–评估”的科学方法,戴明循环的4步为:计划–执行–评估–应用。

  1. 计划(Plan):定义预期结果,以及达到它所需的流程。

  2. 执行(Do):实施该流程。

  3. 评估(Check):对流程进行衡量,比较实际结果 与预期结果,找出差距。

  4. ** 改进(Act):**对差距进行分析,找出问题根源,以图改进。

这一系列的计划、监控、衡量、和改进,也正是番茄工作法的核心,番茄工作法是一套典型的PDCA流程。在每天早晨确定要做哪些工作,跟踪什么。然后贯穿全天的是跟踪事件,在表格画叉号、撇号、减号等。在每天工作结束时,将当天的跟踪数据 ,与最近几天的数据以及事先的期望值进行比较。问问自己,有没有努力完成早晨在“今日待办”表格上承诺的活动?然后想想如何 改善明天的流程,每天重复这个循环,对流程进行改进。

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作用

番茄工作法作为一套简单的工具和流程,可以提升个人和团队的生产力,从而做到:

·减轻对时间的焦虑。

·提升注意力和集中力,减少中断。

·增强决策意识。

·唤醒激励、持久激励。

·增强达成目标的决心。

·完善预估流程,精确地保质保量。

·改善学习、工作流程。

·强化决断能力,快刀斩乱麻。

工具


简单易用的工具可以简化方法。你可以忽略流程管理方法,专注于真正要做的事。番茄工作法只需要一支钢笔或铅笔、一枚定时器、三张白纸或横格纸。

可以为你的办公环境选用任何类型的计时器,可以是定时器,沙漏、手机的振动闹铃或者电脑软件,这个动作就能帮你找到感觉,保持节奏。

三张纸的用途如下:

  • “今日待办”表格:填写今天日期、你的名字,列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。

  • “活动清单”表格:填写你的名字,列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天,填加新的活动,划掉已完成的。

  • “记录”表格:记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录。

另外习惯用手机的同学。我也向大家推荐一个应用—“Forest”

该应用开启后在25分钟内(可调时长)会种植一颗小树,随着时间的流逝,小树慢慢长成参天大树,并且在25分钟内,如果你退出后台玩微博、微信等“小动作”,作为惩罚,小树会在一分钟后枯萎死去,逼迫着你赶紧回到该应用,当然该应用启动工作后,仅有“倒计时”,剩下的只有你手头上的工作了。随着你完成的番茄数量越来越多,你会看到你的“家园”种满了一颗又一颗的大树。如果你的家园布满了森林,Forest中也可以兑换相应真实树苗,他们会帮你种植在地球上的某个角落,也算是做了一件公益事情,十分有趣。该软件也同样适合看书,工作时,总是忍不住想玩手机的同学。哦,对了,iOS版本上需要付费6元,安卓应该有免费版,个人觉得还是挺划算的,毕竟时间就是金钱嘛,要是它真能帮您提高工作效率,改掉玩手机不专心的毛病,远远超过了这个价值,不是吗?

所需工具

·一个番茄钟(可用APP代替)

·一支带橡皮的铅笔

·三张表格

  *“今日待办”表格

  *“活动清单”表格

  *记录表格

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